Кто такой бизнес-ассистент и зачем он нужен

Рынок зарплат ассистентов часто страдает от завышенных ожиданий работодателей, которые предлагают низкую зарплату, не соответствующую уровню квалификации и навыкам ассистента. Из моего профессионального опыта могу сказать, что согласие работать за низкую оплату – часто следствие обесценения знаний, компетенций и контактов, которые ассистент накапливает годами и предоставляет в пользу своего руководителя. Узнайте больше о роли и обязанностях бизнес-ассистента и зачем он нужен.

Рынок зарплат ассистентов часто страдает от завышенных ожиданий работодателей, которые предлагают низкую зарплату, не соответствующую уровню квалификации и навыкам ассистента. Это обесценивает профессию, хотя на самом деле работа ассистента требует колоссальных усилий и способности работать в сумасшедшем ритме с множеством задач и постоянным давлением.

Из моего профессионального опыта могу сказать, что согласие работать за низкую оплату – часто следствие обесценения знаний, компетенций и контактов, которые ассистент накапливает годами и предоставляет в пользу своего руководителя. Ассистент с хорошей репутацией и социальным капиталом стоит дорого. Соглашаясь на низкую зарплату, мы умаляем свою ценность. Работая в графике 24/7 с руководителем, рано или поздно зададим себе вопрос: "Что я получаю от этого?" И это может привести к выгоранию.

Конечно, есть случаи, когда низкооплачиваемая работа ассистента может быть подходящей, например, для студента, ищущего подработку с ограниченным временем. Однако важно быть внимательным к таким предложениям, чтобы избежать обесценивания и эксплуатации.

Независимо от вашего опыта, если вы не из сферы ассистентства, не обесценивайте свои навыки и знания, которые могут быть ценными для определенных компаний и руководителей. Поэтому лучше не спешить, обратиться к опытным профессионалам в этой области, узнать больше о том, как найти подходящую компанию и руководителя, и только после этого принимать решение о предложении.

Кто такой бизнес-ассистент и зачем он нужен

Роль корпоративного помощника на любом предприятии весьма значима. Без его участия (или при условии его некомпетентности) начальство будет де-факто перегружено рутинными или малозначительными работами, что снизит эффективность менеджмента в целом и приведет к слабым показателям по итогам очередного отчетного периода.

Да, такой работник важен. Что, кстати, в большинстве случаев, отражается на его зарплате. В среднем, если судить по вакансиям, она составляет от 60–80 тыс. рублей в месяц по регионам и порядка 80–100 тыс. рублей в Москве.

Функции и обязанности

Что касается должностных обязанностей, то они прописываются каждым работодателем в штатном расписании. И обязательно озвучиваются на собеседовании при поиске кандидата: наниматель заинтересован в том, чтобы человек понимал объем предстоящей работы.

Если же говорить в общем, то базовый набор функций помощника руководителя по бизнесу можно найти в п. 3.4 Профстандарта, утвержденного приказом Минтруда еще в мае 2015 года (№ 276н). Согласно документу, такой сотрудник обязан:

• Организовывать рабочее место руководителя.
• Обеспечивать оперативность передачи и исполнения заданий и поручений руководителя.
• Организовывать встречи, прием и отправку корреспонденции, контроль исполнения принятых решений.
• Обеспечивать сохранность и актуальность документов, касающихся деятельности руководителя, контролировать и своевременно предоставлять необходимую информацию.
• Вести делопроизводство в рамках своей компетенции.
• Обеспечивать организацию и проведение совещаний, включая подготовку материалов, документов и протоколов совещаний.
• Осуществлять прием и обработку входящей информации, включая телефонные звонки и электронную почту.

Отдельно можно выделить еще и функции, которые могут возлагаться (и часто возлагаются) именно на ассистента. Сюда относится планирование и согласование рабочего графика руководителя, поддержка деловых контактов, проведение переговоров, в некоторых случаях – предварительных бесед с контрагентами.

Суть работы бизнес-ассистента

Бизнес-ассистент – это человек, который выполняет различные задачи, входящие в обязанности руководителя. Он работает с бизнес-процессами своего начальника и находится в курсе всех событий, происходящих в компании. Бизнес-ассистент является ключевым сотрудником, который формирует рабочее расписание руководителя организации или конкретного подразделения.

Данный специалист разгружает руководство, беря на себя рутину. Обычно бизнес-ассистент решает только рабочие вопросы. Но в его круг обязанностей может входить и выполнение личных заданий руководства (организация деловой встречи в ресторане, заказ такси и др.). В основные задачи ассистента входит работа с документацией, переговоры с партнерами, планирование, ведение проектов, общение с клиентами.

Наличие этой должности может поднять эффективность всей компании. Ассистенты бывают у руководителей фирм, подразделений и отделов. Но в любом случае сотрудник должен разделять взгляды своего начальника. Благодаря этому помощник будет лучше его понимать и сможет быстро принимать правильные решения.

Подчиненному должно быть комфортно при взаимодействии с начальником, ведь с ним придется проводить очень много времени. При этом в некоторых компаниях ассистентов нанимают на удаленную работу. Однако таких вакансий еще довольно мало.

Рассмотрим конкретный пример, который демонстрирует пользу ассистента. Допустим, начальник не успевает на переговоры с партнерами. Бизнес-ассистент может заменить руководителя, начав презентацию без него. Так начальник сохранит деньги, время, получит выгодное сотрудничество. Если бы помощник работал удаленно, опоздание привело бы к срыву мероприятия. Но этого типа трудоустройство имеет и преимущества. Если помощь нужна блогеру, физическое присутствие ассистента не требуется. Оно может даже мешать творческой активности инфлюэнсера.

Бизнес-ассистенты требуются следующим лицам:

• Топ-менеджеры и руководители компаний, нуждающиеся в поддержке и организации своей деловой жизни.
• Предприниматели и бизнес-владельцы, которым необходимо освободить время для стратегических решений и развития компании.
• Сотрудники, занимающие ответственные и высоконагруженные должности, которым требуется помощь в оперативных вопросах.

Навыки и знания, которые необходимы бизнес-ассистенту, зависят от сферы деятельности, в которой он будет работать. Ему нужно быть организованным, внимательным к деталям, обладать отличными коммуникативными навыками, быть гибким и способным приспособиться к разным ситуациям. Знание английского языка и использование современных технологий тоже являются важными компетенциями для бизнес-ассистента.

Выводы

Бизнес-ассистент – это важный и значимый сотрудник в организации, который выполняет различные задачи, облегчая работу руководителя и повышая эффективность бизнес-процессов. Его функции и обязанности могут варьироваться в зависимости от компании, но в целом они включают организацию рабочего места руководителя, обеспечение оперативного выполнения заданий, поддержку деловых контактов и управление документацией.

Для успешной работы в этой должности, бизнес-ассистент должен обладать определенными навыками и знаниями, такими как организованность, внимание к деталям, коммуникативные навыки, гибкость и владение современными технологиями. Знание английского языка также является важным преимуществом.

Что нам скажет Википедия?

Аутсорсинг бизнес-процессов (англ. Business Process Outsourcing, BPO) — одна из разновидностей аутсорсинга, при которой организация передает на обслуживание другой компании непрофильные бизнес-процессы.

Аутсорсинг бизнес-процессов — наиболее глубокая форма аутсорсинга, предполагающая тесное взаимодействие между клиентом и поставщиком услуг (аутсорсером).

В отличие от аутсорсинга задач, предполагающего передачу на сторону отдельных проектов с ограниченными сроками и бюджетом, аутсорсинг бизнес-процессов может не иметь временных ограничений и фиксированного бюджета. В рамках BPO организация передает аутсорсеру не просто отдельные задачи, а замкнутую функциональную область внутри своего бизнеса.

Преимущества и недостатки BPO

Чаще всего основной целью аутсорсинга бизнес-процессов является снижение издержек, которое достигается за счет более высокой компетенции подрядчика в бизнес-процессах или задачах или процессах, которые ему передаются. Сопутствующими целями заказчиков являются цели трансформации процессов, привлечение инноваций, развитие персонала, повышение его вовлеченности, реализация социальных проектов. Однако, в отличие от аутстаффинга снижение издержек в случае BPO является более значительным за счет повышения операционной эффективности всего процесса, оно достигается в долгосрочном периоде, часто требует серьёзной начальной подготовки и внутренней экспертизы реализации таких проектов. Недостаток внутренней экспертизы компании компенсируют взаимодействием в внешними экспертами консультантами в области аутсорсинга.

В некоторых случаях основным стимулом к использованию BPO является даже не снижение издержек, а желание сделать их контролируемыми и предсказуемыми. В случае BPO предсказуемость издержек достигается за счет ясных финансовых условий, регламентированных в договоре и соглашении о гарантированном уровне сервиса (SLA).

К основным недостаткам BPO можно отнести сравнительную сложность в реализации — передать стороннему подрядчику не просто конкретные задачи, а полноценные бизнес-процессы значительно труднее. Таким образом, данный вид аутсорсинга требует более серьёзного предварительного анализа при выборе подрядчика, а также возможной адаптации бизнес-процессов к их передаче на сторону.

Поскольку экономическая выгода при BPO достигается за счет более высокой компетенции подрядчика в непрофильных бизнес-процессах организации - в последнее время в рамках BPO аутсорсеру передаются не только процессы, характерные для всех организаций, такие как управление персоналом, расчёт налогов или заработной платы, но и специфические производственные поддерживающие функции.

При использовании BPO стороннему аутсорсеру передаются большие функциональные области, и у компании-заказчика практически всегда возникают опасения за качество и безопасность предоставляемых услуг. Данное обстоятельство все еще является одним из сдерживающих факторов BPO, но заканчивается с началом процесса управления рисками, расстановки приоритетов и качественной квалификационной оценкой присутствующих на рынке профессиональных поставщиков услуг.

Трансграничный аутсорсинг бизнес-процессов

С развитием информационных технологий увеличивается перечень функций, которые могут быть переданы на аутсорсинг в страны с более дешёвой рабочей силой. Стало обычным явлением оффшорное программирование. Также распространён трансграничный аутсорсинг по обеспечению коммерческой деятельности — на основе переданных данных производится оформление различной коммерческой и финансовой документации, выставление счетов, оформление документов по претензиям. Таким же образом могут предоставляться услуги секретарей, в том числе и перепечатка аудиозаписей, услуги редакторов и тому подобное. Все эти услуги оказываются для англоязычных стран прежде всего в Индии, а также в таких странах, как Малайзия, Филиппины, Египет, Гана, Сенегал. Благодаря снижению стоимости телекоммуникаций стал возможным перенос в другие страны колл-центров. Колл-центры с английским языком действуют в Индии, на Филиппинах, в Малайзии, Пакистане, Шри-Ланке, с французским языком — в Марокко, Сенегале, с испанским языком — в латиноамериканских странах, в испаноязычных анклавах Марокко (Западная Сахара), с японским языком — на северо-востоке Китая (Далянь). Даже медицинские услуги передаются на аутсорсинг в развивающиеся страны — из США передают в Индию рентгеновские снимки, графики электрокардиограмм, результаты компьютерной томографии, а индийские врачи расшифровывают их, пишут к ним комментарии, а затем передают результаты обратно в США. Также на основе аудиозаписей бесед врача с пациентами дистанционно делаются записи в медицинскую карту — такие услуги предоставляются в Индии, на Филиппинах, в Пакистане.