Успех сопутствует менеджерам с адаптивным мышлением и развитыми навыками. Наличие грамотного ассистента повышает имидж руководителя. Основные качества помощника руководителя включают адаптивность, самосовершенствование и умение принимать взвешенные решения. Знание психологии и эффективное использование рабочего времени также являются важными навыками ассистента руководителя.
Cодержание
Современные реалии диктуют новые условия ведения бизнеса. Сегодня успех сопутствует менеджерам высшего и среднего звена с адаптивным мышлением, развитыми профессиональными навыками, основательной теоретической базой. Управление бизнес-структурой без надежного помощника приводит к снижению эффективности и прибыльности. Один человек не в состоянии полностью контролировать все процессы деятельности компании. Многие руководители заинтересованы в поиске надежного компетентного помощника, на которого можно переложить часть важных обязанностей. Наличие грамотного ассистента повышает имидж руководителя. При проведении деловых встреч и бизнес-мероприятий важно, чтобы организационными вопросами и оформлением документов занимался помощник. Ассистент часто занимается не только коммерческими, но и личными делами руководителя. По сути, он – доверенное лицо, посвященное в тонкости бизнеса.
Основные качества помощника руководителя
Еще Дарвин отмечал, что выживает не самый умный и сильный, а тот, кто лучше остальных приспосабливается к изменениям. Адаптивность – один из важнейших навыков помощника руководителя. Это понятие включает в себя:
- Участие в различных бизнес-конференциях и форумах, где предприниматели делятся практическим опытом ведения дел.
- Моделирование и прогнозирование ситуаций, отвечая на вопрос: «Что если…?».
- Занятия в формате брейнсторминга для развития адаптивности.
Для быть эффективным помощником руководителя, нужно любить свое дело, постоянно самосовершенствоваться, расширять кругозор и исследовать новые практики. Быть лучшим – значит знать и уметь больше, чем остальные. Для стать лидером для сотрудников компании и надежной опорой для руководителя, нужно доказать способность принимать взвешенные решения, давать ценные советы и демонстрировать интеллект и эрудицию.
Знания в сфере психологии помогают тонко составлять психологический портрет, прогнозировать реакции начальника и находить способы корректного и ненавязчивого влияния на него. Развитие психологических навыков и улучшение коммуникации являются важными аспектами для ассистента руководителя.
Рациональное использование рабочего времени – ключ к успеху. Планирование поможет выполнять большое количество задач. Умение эффективно организовывать время и задачи является неотъемлемым навыком ассистента руководителя.
10 навыков, которые сделают из вас эффективного помощника руководителя
Спорим, что на вас, как помощника руководителя, уже неоднократно навешивали ярлыки.
Конечно, это обидно. Несмотря на то, что характеристика помощника как «секретаря» несет в себе определенную долю правды, такое описание полностью перечеркивает ценность всей вашей работы.
Возможно, более точным описанием могло бы стать: Стратегический партнер. Доверенное лицо. Бизнес помощник. Профессиональный решатель проблем.
Только задумайтесь – множество организационных инструментов, приложения для создания записей, платформы для переговоров и электронные ежедневники привели к тому, что руководители сейчас стали гораздо более независимыми, чем когда-либо прежде. На самом деле, сегодня руководству нужно гораздо меньше, а вовсе не больше, помощников.
Но все же, сейчас помощников руководителя можно считать более ценными сотрудниками, чем несколько десятилетий назад.
Как такое могло случиться?
Все очень просто. Функции помощника трансформировались – теперь он не столько оказывает поддержку руководителю, сколько выполняет более стратегические задачи. Современные руководители обращаются к помощникам не за решением административных вопросов, а для получения стратегического совета, технической поддержки и критического анализа ситуации. Предполагается, что помощники должны разбираться в таких обширных областях, как управление проектами, планирование мероприятий и внутрикорпоративные коммуникации.
Столь ответственная должность требует обладания определенными навыками на уровне эксперта. Поэтому не важно, собираетесь ли вы строить карьеру в роли помощника руководителя или планируете использовать эту должность в качестве трамплина к работе своей мечты, есть определенный набор необходимых навыков, который поможет впечатлить начальство и принести максимальную пользу коллективу.
ЧРЕЗВЫЧАЙНАЯ ИЗОБРЕТАТЕЛЬНОСТЬ
Как часто руководитель просил вас делать невозможное? Хороший помощник знает, что справляться с невыполнимыми задачами – это в порядке вещей. Для этого вам потребуется немалая смекалка и упорство, чтобы просто взять и сделать этот кошмар.
Наиболее впечатляющий подвиг помощника руководителя я видел несколько лет назад в одной из ИТ компаний Лос-Анжелеса. Одна из помощниц в 10 часов утра в пятницу услышала следующее от своего руководителя: «Знаешь, сегодня вечером мне предстоит развлекать очень важного инвестора», - сказал он, проходя мимо ее стола. – «Мне нужно два места около поля на сегодняшнюю игру Ле Лос-Анжелес Доджерс. Думаю, ты сможешь это организовать?» Хотя у помощницы не было никаких соответствующих связей, она сумела найти контакт и обеспечить своему руководителю желаемые места для игры. Ее творческий подход и решительность позволили достичь цели, которая считалась почти невыполнимой. Это и есть истинная чрезвычайная изобретательность, которая делает помощника руководителя ценным сотрудником.
Типы ассистентов руководителя
В отечественном бизнесе руководители только начинают осознавать, сколь важна профессия помощника. Если босс «тонет» в текучке и рутинных операциях, ему становится некогда заниматься стратегическими задачами.
Но уже сейчас наблюдается разделение личных ассистентов руководителей по специализациям. Рассмотрим их подробно.
Секретарь-ассистент
Является правой рукой начальника. Есть профессиональный стандарт для секретарей-помощников, отражающий все их обязанности: это не только базовый пул непосредственных задач ассистента, но и выполнение простых поручений руководителя. Миссия такого работника – снять всю рутину с плеч начальника.
Персональный ассистент руководителя
Больше ориентирован на исполнение личных поручений, документооборот и организационные задачи. Персональные ассистенты всегда прикреплены к конкретному руководителю. Их функционал включает и типичные обязанности помощника (общение с посетителями, ведение графика и т.д.), а также личные поручения начальника, связанные с его личной жизнью.
См. также
Какие навыки должны быть у удаленного ассистента руководителя?
Спектр функций удаленного ассистента включает почти все действия, которые обычно выполняет обычный ассистент:
- Организация рабочего времени руководителя
- Планирование встреч и переговоров
- Подготовка документов
- Управление электронной почтой и календарем
- Проведение исследований и подготовка аналитических материалов
- Составление отчетов и презентаций
- Организация командировок и деловых поездок
- Координация работы сотрудников и внешних контактов
- Управление базами данных и документацией
- Поддержка проектов и участие в решении текущих задач
- Обработка телефонных звонков и переписки
- Предоставление информационной поддержки руководителю
Многие другие рутинные дела также могут входить в функции удалённых ассистентов.
Что нам скажет Википедия?
Какие навыки должны быть у ассистента руководителя? Спектр функций удаленного ассистента включает почти все действия, которые обычно выполняет обычный ассистент:
- Организация рабочего времени руководителя;
- Планирование встреч и переговоров;
- Подготовка документов;
- Управление электронной почтой и календарем;
- Проведение исследований и подготовка аналитических материалов;
- Составление отчетов и презентаций;
- Организация командировок и деловых поездок;
- Координация работы сотрудников и внешних контактов;
- Управление базами данных и документацией;
- Поддержка проектов и участие в решении текущих задач;
- Обработка телефонных звонков и переписки;
- Предоставление информационной поддержки руководителю.
Многие другие рутинные дела также могут входить в функции удалённых ассистентов.
